Y la respuesta obvia es claro que sí !!!!
La pregunta mas contructiva de responder en como, y entonces aqui comienza lo lindo.
En estos días estamos terminando de poner en marcha el módulo de riesgo en la Aduana de Panamá, y desde mi punto de vista (y del punto de vista de quien nos está pagando) el proyecto está a punto de culminar en forma exitosa.
Que características tenía:
- cliente nuevo
- en el extranjero
- en el ambiente público
- armando un grupo humano el cual en general no tenía amplia experiencia en el extranjero
- con una estimación de costos sin conocer el cliente
- con un compromiso de tiempos muy ajustado
- con generación en otra base de datos
- con cambios funcionales necesarios ANTES de la puesta en marcha
Creo que acabo de escribir casi todas las características de un proyecto con riesgo MAXIMO.
Entonces como hemos hecho para que resultara exitoso?
Tampoco lo tengo claro, pero quiero repasar las herramientas y técnicas que hemos usado porque me parece que allí están algunas de las claves.
- Para la cotización (o sea antes de comenzar), una planilla excel en donde imagine semana a semana los recursos que tendríamos que utilizar. Hombres, pasajes, hotel, etc.
- Apenas comenzado el proyecto un AMFE con los puntos críticos de exito y formas de mitigarlo. Salud a nuestro profesor del sector automotriz !!
- al mismo momento un gantt con las principales tareas a realizar y sobre todo los entregables.
- Solicitudes de métricas para mantener la lista de los grandes cambios y actividades a realizar por responsable.
Y con esto tengo la garantía?
Claro que no. Es solo el punto de partida.
En el durante:
- Mantener al grupo informado casi semanalmente de los objetivos que tenemos que cumplir en las próximas semanas. Conversar con todos ellos y oir sus punto de vistas.
- Repasar una vez por mes todos los elementos que hemos hechos: planilla, AMFE, gantt, solicitudes y sacar de este estudio conclusiones y comunicaciones por mail a la gente. Pero el mail no alcanza. Es solo el medio virtual. Cada desfasaje debe conversarse con su responsable para entencer la causa y entonces tomar acciones.
Y las causas y acciones de los desfasajes pueden ser las mas diversas:
- no me dió el tiempo: entonces ya tomar una acción correctiva, acortar el alcance, pedir ayuda, sacarle carga de trabajo, usar las sábados o las noches para trabajar.
- me olvide: respirar ondo y volver a respirar ondo. Hay que conversar con la gente para que todos entendamos la importancia del punto. Y sino que nos convenzan de lo contrario.
- fue de complejidad mayor: es parecido al primero punto. aunque quizás aqui sea mas necesario pensar soluciones alternativas.
Que debe hacer la persona que está coordinando el proyecto?
-Que juegue en toda la cancha. Desde hacer su tarea hasta ayudar a programar, hasta ayudar a cargar datos , hasta lo que sea. Siempre dentro del equilibrio de cada función claro.
- Imaginarse el exito. Sentir el punto de llegada. Romper TODAS las piedras que se pongan en el camino.
- Hay que putear a veces? Lamentablemente siento que si. Pero luego se debe bajar la pelota rapidamente.
- Mantener informada a la contraparte del avance del proyecto. Si se generan cambios no planificados negociarlos.
Que debe hacer el resto del grupo?
- Casi lo mismo que dije para el coordinador, pero nuevamente sin perder su tarea objetivo.
- Pero si tiene que ayudar a otros debe hacerlo.
- ni que hablar que también tiene derecho a calentarse, pero nuevamente bajando la pelota rapidamente. Prefiero gente así y no los que se tragan todo (evitando paralelos, claro).
Que debemos hacer todos:
- Cumplir nuestra tarea con entusiasmo.
- Dialogar con los usuarios TODO lo que podamos. Debemos generar vínculos. conocer a la gente. Pero OJO, no perder de vista nuestro papel. Hay una línea invisible que es delicado si la pasamos.
- Conocer la realidad del cliente. Llegar a sentir su trabajo. no podemos tener un proyecto exitoso si nos sentamos a hacerlo dentro de cuatro paredes alejados del cliente.
Se cometen errores?
Claro que si.
Y hay que detectarlos lo antes posibles, y tomar acciones frente a ellos.
Por último quiero resaltar que cada grupo de proyectos genera un nuevo ecosistema (costumbres de trabajo, frases, bromas, recuerdos, calenturas, favores, sentimientos, etc) que vive y respira dentro de todo lo demás de una empresa.
Muchos se pueden estar riendo (y como es sano ya hemos logrado algo) pero para llegar a tener exito en un proyecto debemos llegar a sentir y descubrir ese nuevo ecosistema.
Lo hace el grupo y el cliente del proyecto. Nunca es igual.
El exito es posible.
Solo depende de nosotros. No esperemos recetas mágicas porque no las hay.
Ojala que esto sirva a alguién, por lo menos a mi ya me ha servido para resumir lo hecho.
Sigo con mi cerveza.
salud,
